Einer der wichtigsten Soft Skills für virtuelle Assistenten:innen ist die Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen. Vor allem die zahlreichen KI Technologien stellen gerade viele Prozesse auf den Kopf. Aber wie immer gilt: Änderungen bringen oft neue Möglichkeiten mit sich. KI-Experten sind sehr gefragt und mit dem richtigen Toolset können sich virtuelle Assistenten:innen einen großen Vorteil erarbeiten. Egal ob für die Kommunikation, Produktion oder Organisation – in diesem Beitrag listen wir nützliche Softwaretools auf, die dir den Arbeitsalltag vereinfachen können. Diese Liste ergänzen wir stetig. Solltest du einen Tipp für einen interessanten Beitrag haben, freuen wir uns über deine Nachricht an support@fernschicht.de.
Hinweis: Mit den Firmen der aufgezählten Tools besteht keine Partnerschaft. Diese Auflistung basiert auf unseren Erfahrungen oder aus Empfehlungen anderer Assistenten:innen.

Als virtuelle:r Assistent:in bist du auf eine regelmäßige digitale Abstimmung mit deinen Kunden angewiesen. Viele Termine können zeitraubend sein und schnell zur Herausforderung werden. Für kleine Abstimmungen, Erklärungen oder einfache Fragen wird häufig ein virtuelles Meeting angesetzt, obwohl es vielleicht nicht nötig ist. Hier kommt Loom ins Spiel. Um überflüssige Meetings zu vermeiden, aber trotzdem deiner Arbeit einen persönlichen Touch zu geben, kannst du mit Loom einfache Videonachrichten aufnehmen und direkt an deine Dateien anhängen. So können erklärungsbedürftige Themen, Fragen oder Anmerkungen ohne ein Meeting auf verständliche Weise übermittelt werden. Damit sparen sich beide Seiten einen unnötigen Termin, ohne dass relevante Informationen verloren gehen. Vor allem für Assistenten:innen, die in anderen Zeitzonen als ihre Kunden arbeiten, ist Loom ein nützliches Kommunikationstool.
Mit rund 25 Millionen Nutzern ist Loom mittlerweile bei vielen Firmen angekommen. Vor allem bei modernen, jungen und internationalen Firmen ist Loom ein gängiges Kommunikationsmittel.

Microsoft Teams ist ein beliebtes Kommunikationsmittel, häufig genutzt von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sollte das deiner Zielgruppe entsprechen, ist Teams sehr zu empfehlen. Die Kommunikation erfolgt meistens via Chat oder Videomeeting. Da viele Unternehmen großen Wert auf eine schnelle und einfache Kommunikation mit ihren Dienstleistern legen, kannst du mit Teams direkt in Abstimmungsprozesse eingebunden werden.
Neben Kommunikationsfunktionen bietet Microsoft Teams noch weitere praktische Lösungen an. Die einfache Einbindung von verschiedenen Apps, das Teilen von Dateien oder die Koordination deiner Kalendertermine - Teams ist eine super Lösung für die Organisation deiner Arbeitswelt.
Das Standardpaket kann kostenlos genutzt werden, allerdings benötigst du für unendliche Gesprächsminuten das kostenpflichtige Abo, welches mit 3.70 €/Monat per Nutzer sehr erschwinglich ist.

Mit Canva kann jeder ansprechende Grafiken für verschiedene Zwecke erstellen. Mit rund 75 Millionen monatlichen Nutzern zählt Canva mittlerweile zu einem der meistgenutzten Grafiktools weltweit. Ob Social-Media-Templates, Bilddaten für Printmedien oder kreative Bilder für deine Website – Canva ist eine zentrale App für schnelle und einfache Grafikarbeiten. Durch eine intuitive Benutzeroberfläche und unzähligen Designvorschlägen ist Canva eine beliebte Alternative zu komplexeren Grafikenprogrammen wie Adobe Photoshop.
Für Assistenten:innen mit Fokus auf Design ist Canva eine interessante Lösung. Mittlerweile können auch Organisationen und Teams direkt in Canva kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten.
Neben den kostenlosen Basisfunktionen bietet Canva in der Pro-Version erweiterte Features wie Brand-Kits, Team-Zusammenarbeit, benutzerdefinierte Schriftarten und eine umfangreiche Bibliothek mit Stockfotos und Grafiken an.

Notion ist ein vielseitiges Tool, mit dem du Texte, Notizen und umfangreiche Projekte einfach organisieren kannst. Durch das schlichte Design und die vielen Funktionen erfreut sich Notion zunehmender Beliebtheit, auch bei größeren Unternehmen. Es ermöglicht zeitgleiche Bearbeitung, Ergänzung und Kommentierung von Dokumenten und Projektplänen.
Besonders in der Planungs- und Abstimmungsphase kann Notion ein hilfreiches Bindeglied zwischen dir, deinem Projekt und deinen Kunden sein. Für Projektmanagement eignet sich Notion ebenfalls hervorragend – du kannst Aufgaben mit Deadlines versehen, To-do-Listen erstellen und Notizen übersichtlich strukturieren. Die meisten Funktionen sind kostenlos und reichen für die Organisation von Notizen und Projekten aus. Allerdings ist die Nutzung der integrierten KI begrenzt.

Ein professioneller Webauftritt ist für jede:n virtuelle:n Assistenten:in Pflicht. Aber nur mit einer schönen Website wird man nicht direkt gefunden. Es gibt viele SEO-Experten, die deine Website genau analysieren und optimieren. Allerdings kannst du mit den richtigen Tools grundlegende SEO selbst vornehmen, um eine gute Basis für organische Reichweite zu schaffen.
Eine technische Analyse deiner Website kannst du mit PageSpeed Insights durchführen. Dadurch wird deine Website in den Kriterien Performance, Accessibility, Best Practice und SEO bewertet. Einige Fehlermeldungen können einfach behoben werden, wie die Alt-Beschreibungen deiner Bilder zu ergänzen oder den Farbkontrast verschiedener Elemente zu erhöhen. Andere Fehlermeldungen erfordern aber grundlegende Kenntnisse in Programmiersprachen wie HTML, CSS oder Javascript und sollten von einem Softwareentwickler behoben werden.
Ein oft unterschätztes Problem deiner Performance-Werte ist die Größer deiner Bilddateien. Je höher die zu ladende Datenmenge deiner Website ist, desto schlechter ist deine Performance und beeinträchtigt damit die Zugänglichkeit für Suchmaschinen. Um das zu verhindern, kannst du deine Bilddaten mit Squoosh in kleineren Formaten wie .webp oder .avif komprimieren.
Sobald du ein eigenes Gewerbe angemeldet hast, solltest du dir ein Google MyBusiness-Konto einrichten. Dieses Profil kann kostenlos erstellt werden und hilft dir vor allem bei lokalen Suchergebnissen schnell und einfach gefunden zu werden. Hier kannst du dein Unternehmen, Kontaktdaten, die Verlinkung zu deiner Website und Öffnungszeiten ersichtlich angeben. Zudem kannst du damit Kundenbewertungen auf google sammeln. Gute Bewertungen haben einen positiven Einfluss auf die Positionierung deiner Website in den Suchergebnissen.

Brainstormen, Ideen ausarbeiten und teilen. Mit dem einfachen Whiteboard von Exalidraw problemlos möglich. Das beliebte Tool zeichnet sich durch seine einfache Benutzeroberfläche und schnelle Reaktionszeit aus. Für einfache Darstellungen kann das Whiteboard kostenlos und sogar ohne Nutzerkonto genutzt werden.
Excalidraw steht noch am Anfang seiner Reise, überzeugt aber bereits jetzt durch tolle Funktionen. Das Entwicklerteam stellt auch spannende Features in Aussicht, womit dieses Tool bestimmt in naher Zukunft von größeren Teams genutzt wird. Sollten dir die Funktionen in der kostenfreien Variante nicht ausreichen, ist das Plus-Abo mit $6 /Monat noch sehr überschaubar.Ein spannendes Projekt, vor allem für Assistenten:innen mit Fokus auf Softwareentwicklung. Das Projekt Excalidraw lebt von seinen Open-Source-Unterstützungen.

Noch nie war es so leicht, KI-Texte zu generieren wie heute. Dabei sind diese Texte oft nicht das Wahre. Schlechte SEO-Werte, Plagiate oder unseriöse Quellen werfen ein schlechtes Licht auf viele Beiträge. Oftmals ist es besser, sich auf professionelle Copywriter zu verlassen oder Content selbst zu erstellen. Für beides bietet Scribbr eine gute Lösung. Ob Plagiats-Check, AI-Check oder grammatikalischer Prüfung - mit Scribbr kannst du deinen Texten einen Feinschliff geben. Sollten diese Tools deinen Anforderungen nicht genügen, kannst du über Scibbr ebenfalls professionelle Texter beauftragen, deine Texte innerhalb von 3 Stunden zu prüfen.