Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsleitung: Proaktive Kalendersteuerung, Priorisierung von Anfragen, Gatekeeping und Schaffung von Freiräumen für strategische Aufgaben
• Filterung und Priorisierung von E-Mails, Vorbereitung von Korrespondenz und Kommunikation mit internen/externen Partnern
• Vorbereitung strategischer Meetings und Workshops (Agenda, Unterlagen), Protokollnachbearbeitung und Nachverfolgung beschlossener Maßnahmen
• Personal: Pflege von Personalakten, Unterstützung bei Recruiting-Prozessen, Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Partnern
• Mitwirkung bei Erstellung und Pflege von Stellenausschreibungen sowie Einführung strukturierter Auswahlprozesse
• Kommunikation mit Bewerber:innen und Begleitung im Auswahlprozess
• Lohnvorerfassung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (mit Steuerbüro), Erste Ansprechperson hierzu im Unternehmen
• Dokumentation von Vereinbarungen und Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Themen (mit Fachanwälten und Datenschutzbeauftragten)
• Mitarbeit an Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung, -bindung und Unternehmenskultur
• Unterstützung bei Planung und Umsetzung von Weiterbildungsmaßnahmen
• Operative Unterstützung bei kleineren Projekten im Bereich Change, Feedbackformate oder Talententwicklung
• Controlling/Reporting: Aufbereitung von Kennzahlen (z.B. Projektstunden, Auslastung), Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichten

Dein Profil

• Erfahrung in vergleichbarer Position als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder Personalassistenz (m/w/d) mit Assistenzfokus
• Gewohnt als Vertrauensperson zu agieren mit absolut sicherem Umgang mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten
• Ganzheitlicher Blick auf Aufgaben und Zusammenhänge, Drei Schritte vorausdenken, Selbstständige strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und Fähigkeit zur klaren Aufbereitung von Kennzahlen
• Exzellenter Umgang mit MS Office 365 (insbesondere Excel, Outlook, Teams)
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Gute Englischkenntnisse
• Lust gemeinsam etwas aufzubauen