Wie wirst du zur virtuellen Assistenz?
Dein Weg zum virtuellen Assistenten:in einfach erklärt.

1. Einleitung
2025 steht für den Wandel der virtuellen Assistenz. Früher galten virtuelle Assistenten:innen als Allrounder, die häufig für die Unterstützung in täglichen Prozessen kleiner Unternehmen eingesetzt wurden. Heute aber sind virtuelle Assistenten:innen für Ihre Expertise und Fachkenntnisse in den verschiedensten Bereichen gefragt. Durch die stetigen Veränderungen und die rasante Entwicklung vieler Tools und Prozesse, vor allem angetrieben durch die rasante Entwicklung künstlicher Intelligenz, sind vor allem Einzel- und Kleinunternehmer für die flexible Unterstützung dankbar.
Egal, ob du dich als Freelancer, virtuelle Assistenz, Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständiger bezeichnest - der langfristige Erfolg hängt nicht nur von deiner Motivation, sondern auch von einer soliden unternehmerischen Grundlage ab. So kann sich jeder ein kleines Standbein nebenberuflich, mittelfristig sogar hauptberuflich, aufbauen.
Mit diesem Beitrag möchten wir dir einen klaren Leitfaden an die Hand geben, der dir den Einstieg erleichtert und alle wichtigen Schritte verständlich erklärt.
2. Ist die virtuelle Assistenz etwas für mich?
First things first – ist die virtuelle Assistenz überhaupt etwas für dich? Das Berufsbild sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Selbstständiges Arbeiten, bürokratische Verpflichtungen, Kunden gewinnen und Konzepte für seine eigene Firma zu erarbeiten, verlangt viel Disziplin und Durchhaltevermögen. Vor allem das „Alleinsein“ kann zu Beginn eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn du in den letzten Jahren für größere Firmen gearbeitet hast.
Auf der Gegenseite stehen viele positive Vorteile: Remote-Jobs, flexible Arbeitszeiten, Projekte und Kunden, die dir zusagen. Wenn du deiner Karriere als virtuelle Assistenz eine Chance gibst, kann daraus etwas Großartiges entstehen.
Dabei spielt das richtige Mindset eine wichtige Rolle. Der finanzielle Aufwand für den Einstieg in die virtuelle Assistenz hält sich, besonders nebenberuflich, in Grenzen. Allerdings ist es wichtig, mit Rückschlägen gut umgehen zu können und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.
Die Prognosen für 2025 zeigen einen großen Wandel für virtuelle Assistenten:innen. Eine etwas verunsicherte Marktlage und hohe Anforderungen an Fachkenntnisse von Assistenten:innen erfordern viel Lernbereitschaft und Flexibilität. Aber wir sind der Meinung, dass genau diese Situation viele Möglichkeiten und Chancen für motivierte Assistenten:innen mit sich bringt! Negative Prognosen, viel Wettbewerb und „nicht der richtige Zeitpunkt“ hört man gefühlt für solch ein Vorhaben immer, egal zu welcher Zeit. Insbesondere bei der unsicheren Marktlage zögern Unternehmer bei gleichbleibender Arbeitsbelastung vor einer Festanstellung neuer Mitarbeiter. Warum dann nicht eine virtuelle Assistenz mit guten Fachkenntnissen für bestimmte Tätigkeiten und Projekte engagieren?
Mit der richtigen Strategie kannst du das Risiko gering halten. Wenn du also bereit bist, etwas zu wagen, viel zu lernen und dir ein kleines Business aufbauen möchtest, ist die virtuelle Assistenz ein spannendes Berufsbild für dich.
3. Rechtliche Grundlagen
Für einen reibungslosen Ablauf deiner geschäftlichen Prozesse musst du einige Vorbereitungen treffen, um dein Gewerbe ordnungsgemäß zu führen.
Der erste Schritt in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz ist eine Gewerbeanmeldung. In Deutschland ist sie verpflichtend, wenn du regelmäßig Dienstleistungen oder Produkte mit Gewinnerzielungsabsichten anbietest. Du kannst dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde anmelden. Die Kosten liegen je nach Region zwischen 20 und 60 Euro. Nach der Anmeldung erhältst du einen Gewerbeschein, der deine Tätigkeit offiziell macht.
Zusätzlich musst du beim Finanzamt eine Steuernummer für dein Gewerbe beantragen. Dies erfolgt meist automatisch nach der Gewerbeanmeldung, wenn du den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllst. Die Steuernummer ist notwendig, um Rechnungen ordnungsgemäß auszustellen. Falls du in einem kreativen oder journalistischen Bereich tätig bist (z.B. Texter:in oder Designer:in), kannst du dich beim Finanzamt als Freiberufler:in registrieren und unterliegst damit nicht der Gewerbepflicht.
Falls du planst, mit Kunden aus dem EU-Ausland zusammenzuarbieten, empfiehlt es sich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-ID) zu beantragen. Diese Ust-ID ermöglicht es dir, Rechnungen an Kunden im EU-Ausland zu stellen. Sollte das für dich der Fall sein, ist es ebenfalls sinnvoll, sich über das Reverse-Charge-Verfahren zu informieren.
Wenn du die vorhergehenden Punkte erledigt hast... Glückwunsch! Damit hast du wichtige Eckpfeiler deiner Selbständigkeit gesteckt.
Niemandens Lieblingsthema, aber trotzdem ein wichtiger Punkt: Steuern. Wenn du dir das Geld für einen Steuerberater sparen möchtest, bist du für die korrekte Abfuhr verschiedener Steuern selbst verantwortlich. Folgend ein paar Informationen zu den wichtigsten Steuern, die du in Deutschland als Gewerbetreibender berücksichtigen solltest.
Einkommenssteuer: Deine Einnahmen müssen in der jährlichen Einkommenssteuer angegeben werden.
Gewerbesteuern: Wenn dein jährlicher Gewinn einen gewissen Betrag übersteigt, musst du ebenfalls Gewerbesteuern abführen.
Umsatzsteuer: Zu Beginn lohnt es sich, dein Unternehmen unter der Kleinunternehmerregelung laufen zu lassen, damit du nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegst. Damit musst du den aktuellen Umsatzsteuersatz nicht auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen. Ab einer gewissen Umsatzgrenze wirst du aber umsatzsteuerpflichtig – daher ist es wichtig, deine aktuellen Umsätze genau im Auge zu behalten.
Haftungsausschluss: Dieser Abschnitt bietet einen groben Überblick über wesentliche rechtliche Anforderungen und steuerliche Pflichten für virtuelle Assistent:innen. Bitte beachte, dass es sich hierbei um allgemeine Informationen handelt, die keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen. Je nach individueller Situation können weitere Anforderungen oder spezielle Regelungen gelten. Wir empfehlen daher, dich bei deinem zuständigen Finanzamt oder einem Steuerexperten professionell beraten zu lassen und die aktuellen Steuersätze selbst zu recherchieren.
4. Angebot und Preise definieren
Nachdem du die ersten rechtlichen Hürden gemeistert hast, ist der nächste Schritt, ein konkretes Angebot und eine faire Preisgestaltung zu definieren. Dabei ist es entscheidend, dass du dich auf deine Stärken und bisherigen Erfahrungen fokussierst. Mit Dienstleistungen, die du in- und auswendig kennst, wirst du Kunden leicht von dem positiven Effekt deiner Unterstützung überzeugen. Zu relevanten Kategorien und Dienstleistungen haben wir ebenfalls einen Blogbeitrag erstellt. Falls du dir zu Beginn noch unsicher bist, ist ein guter Einstieg die Kategorie “virtuelle Assistenz.” Diese Kategorie bietet ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben, die von vielen Unternehmern für tägliche und allgemeine Prozesse erledigt werden müssen. Damit sprichst du eine breite Zielgruppe an und hast gute Berührungspunkte mit vielen Einzel- und Kleinunternehmern. Wenn du dich als virtuelle Assistenz bewährst und deine Kunden bereits besser kennst, landen auch oft Themen zu Social-Media, Marketing, Grafikdesign, Content-Erstellung oder Ähnliches auf deinem Tisch. Bleibe dabei immer flexibel und versuche zu verstehen, in welchen Kategorien deine Kunden kurzfristige und qualifizierte Unterstützung suchen. Für die meisten Themen gibt es gute Weiterbildungen, womit du dich spezialisieren und dein Angebot erweitern kannst.
Wenn du dein Angebot und deine Dienstleistungen definiert hast, musst du dafür noch ein attraktives Preismodell festlegen. Das Wichtigste vorneweg: Verkaufe deine Leistungen niemals unter Wert. Das ist oft leichter gesagt als getan. Natürlich kannst du für den Einstieg attraktivere Konditionen anbieten, um Kunden zu gewinnen und zu überzeugen. Trotzdem musst du aber auf mittelfristige Sicht deine Kosten decken können und ein gesundes Einkommen generieren. Leider gibt es immer wieder Stellenangebote für VA’s, bei denen die Bezahlung unter dem gesetzlichen Mindestlohn liegt. Bei solchen Anfragen und Ausschreibungen ist es auch okay, nein zu sagen. Damit werden billige Anzeigen nicht gefördert und das Durchschnittseinkommen des VA-Markts bleibt auf einem gesunden Niveau. Generell solltest du dir über folgende Preismodelle Gedanken machen:
Stundenpreis: Viele Kunden werden dich kurzfristig oder für projektbasierte Arbeit anfragen. Dabei schätzen Sie vor allem deine Flexibilität. Die dafür angefallene Arbeitszeit wird oft stundenweise abgerechnet. Je nach Alter, Erfahrung, Kategorie und Kunde kann der Stundenpreis zwischen 20 € und 80 € liegen.
Pauschalpreise: Wenn du Projekte mit einem festen Leistungsumfang wie die Erstellung von Websites, Blog- oder Social-Media-Beiträgen oder Übersetzungen anbietest, kannst du hierfür feste Preise festlegen.
Monatliche Pakete: Für Themen wie Buchhaltung, Rechnungsstellung oder Kundenservice sind viele Firmen auf der Suche nach einer längerfristigen Zusammenarbeit. Um dein Planungsrisiko etwas zu minimieren und Kunden an dich zu binden, kannst du hierfür monatliche Paketpreise erstellen.
5. Marketing und erste Kunden finden
Ein grundlegendes Marketingkonzept ist wichtig, um nicht nur potenzielle Kunden anzusprechen, sondern auch einfach von Ihnen gefunden zu werden. Dafür bewähren sich vor allem die gängigen Online-Kanäle, aber auch die Pflege eines persönlichen Netzwerks, um durch Empfehlungen neue Kunden zu gewinnen.
Eigene Website: Mit einer eigenen Website kannst du dich und dein Angebot mit Preisen, abgeschlossenen Projekten und weiteren Informationen kreativ darstellen. Eine Website bietet eine gute Basis, auf der interessierte Kunden mehr über dich erfahren können. Deine Marketingaktivitäten sollten also darauf abzielen, deine potenziellen Kunden auf deine Website zu lenken. Damit sie, bei Interesse, dich direkt über E-Mail oder mit einem Kontaktformular anfragen können.
Google MyBusiness: Wenn deine Zielgruppe sich mehr in deinem regionalen Raum befindet, solltest du dir ein kostenloses Google MyBusiness-Profil einrichten. Das hilft ungemein dabei, bei lokalen Suchanfragen schnell über google gefunden zu werden. In deinem Profil kannst du nützliche Informationen wie Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Link zu deiner Website und auch Bewertungen bisheriger Kunden teilen.
LinkedIn & XING: Ein oft unterschätztes Mittel um neue Kunden zu gewinnen, ist das Empfehlungs- und Networkmarketing. Vor allem Einzel- und Kleinunternehmer stehen oft vor den gleichen Herausforderungen und tauschen sich daher regelmäßig aus. Wenn du eine gute Lösung zu diesen Herausforderungen bietest, spricht sich das schnell herum. LinkedIn und XING sind die größten Netzwerke für geschäftliche Kontakte, womit du dein Netzwerk gut ausbauen kannst und eine weitere Kontaktmöglichkeit für Kunden bietest.
Plattformen für virtuelle Assistenz: Das Berufsbild der virtuellen Assistenz ist sehr gesondert mit individuellen Anforderungen. Dafür gibt es viele weitere Plattformen wie fernschicht.de, auf denen du dich als virtuelle:r Assistent:in mit einem attraktiven Profil präsentieren kannst.
Marketingkampagnen: Wenn du ein klares Bild deiner Zielgruppe hast, kannst du diese gezielt mit einfachen Marketingmaßnahmen ansprechen. Diese Kampagnen, wie zum Beispiel Social-Media- oder Google-Ads-Anzeigen, sind mit leichten Kosten verbunden, helfen aber dabei, gezielt deine Zielgruppe auf direkte Weise anzusprechen.